******监测中心拟进行 近海生态环境监测执法船档案整理建档服务项目 采购，欢迎合格的供应商参与报价。

一、采购需求（采购申请部门填写）

（一）服务内容： 详见附件项目需求

（二）采购预算： 150000 元（壹拾伍万圆整）

（三）具体要求：

1、资质（如有）:                 

2、服务地点: ******监测中心 。

3、服务时限:  30日历天 。

4、付款条件: 签订合同后支付50%，档案整理、数字化、挂接通过验收后一次性付清尾款。

5、报价文件纸质版和电子版均须加盖公章，纸质版须密封。提供正式报价视为接受我中心在本项目采购中提出的各项技术要求。

6、单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一项采购活动。如成为本项目成交供应商，须配合我中心核实与其他未中标询价单位关联关系，提供无关联关系盖章承诺，并承担违约责任。

7、其他：      /       

二、报价文件材料要求（标*为关键项，缺失视为无效报价。）

（一）*供应商基本情况

（二）*相关资质证明

（营业执照副本等）

（三）*近两年业绩（提供合同等证明材料）

1、承担其他单位/公司合同情况

2、承担省中心合同情况，没有填“无”

（四）*报价及测算明细

（含人员、设备、技术方法等）

（五）*服务响应

（此次项目配备人员情况（职称等）、技术方法、质量要求、保密、时效、安全等要求）

（六）*技术服务成果形式

（七）*知识产权归属等承诺。

（八）其他

三、报价材料提交截止时间和地点（采购申请部门填写）

（一）截止时间：2024年5月23日中午12点 。以本中心收到材料时间为准，截止时间后为无效报价文件。

（二）提交/邮寄地点：南京市建邺区中和路100号               

（三）接受报价材料邮箱：******0@qq.com 

（四）联系人：  贺康宇   ，电话： ****** 

四、成交规则

按照符合采购项目需求、质量和服务的情况下，报价最低的原则确定成交供应商。

 ******监测中心

                                                2024年5月17日

附件：1

监测船档案整理和数字项目需求表（预估）

档案整理及数字化项目需求

一、档案整理及档案数字化加工要求

主要包括：文件材料清点核查、文件鉴别分类、文件材料排列、编号、编目、修整、装订、编页、原件扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、目录建库、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案装订装盒、档案入库上架等各项工作。加工过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全完整。

1.文书档案整理的要求

（1）主要依据

国家档案局8号令；《归档文件整理规则》（DAT 22—2015）；《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》；国家档案局13号令。

（2）方法、步骤

①依据******监测中心档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度******监测中心监测船的文件材料进行归档鉴定。

②依据《归档文件整理规则》及江苏省的实施细则对需要归档的文件材料进行装订、分类、排序、归档。

③对已经归档的文件材料进行编目著录，在录入数据的同时做好校对工作。

④通过档案管理软件进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立目录数据库，打印纸质归档文件目录表。所有的档案目录均进行打印，一式两份，一份装入对应的档案盒，一份目录装订后作为检索工具。

⑤扫描完成后，将已归档的文件按照顺序按规范进行装订装盒，装订前要对档案进行全面检查，保持档案页面排列顺序不变，案卷不掉页。纸质目录应一起装盒。

2.档案数字加工处理的要求

（1）基本要求

l 符合国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）。

l 符合江苏省档案局《档案数字化转换操作规程》（DB32/T1894-2011）。

l 确保纸质档案原件在整个数字化过程中的载体和信息安全、无损。确保数字化完成以后的纸质档案原件恢复原状。

（2）扫描要求

l 扫描设置：300dpi，RGB（24位）真彩，原始尺寸。

l 质量要求：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补；根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案需采用大幅面扫描仪，不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描，并进行并页处理。

（3）文件格式

最终提交的数据成果文件格式是双层PDF、单页TIFF或JPG。

（4）文件命名方式

根据相关规范规定，提交的双层PDF格式文件以“档号”命名。卷内文件的形式为：XXXX-YYYY-###-####-####，具体含义是：全宗号-年度-目录号-案卷号-页号；采用《DA/T 22—2000》标准整理、归档的文件，形式为：XXXX-YYYY-###-XXXX-####，具体含义是：全宗号-年度-保管期限代号-机构（或问题）代号-件号；采用最新的《DA/T 22—2015》标准整理、归档的文件，形式为：XXXX-WSYYYY-XXX-XXX-####，具体含义是：全宗号-WS年度-保管期限代号-机构（或问题）代号-件号。其中，X代表单个字符、YYYY代表年度、#代表单个数字、WS系指文书档案。

根据相关规范规定，提交的单页JPG格式文件以“档号+顺序号”命名。其形式根据所采用的整理、归档标准略有差异，例如，采用《DA/T 22—2015》标准整理、归档的文件，形式为：XXXX-WSYYYY-XXX-XXX-####-####，具体含义是：全宗号-WS年度-保管期限代号-机构（或问题）代号-件号-件内顺序号。

（5）文件的组织方式

提交的数据成果为双层PDF和单页TIFF/单面JPG文件，存放在文件夹中。文件夹的层次如下：<盘符>\档案全文\全宗号\文书档案\年度\目录号或保管期限代号\案卷号或机构（问题）代号

（6）文件存储：根据相关规范规定对扫描件进行存储，扫描后的电子文件需要导入档案管理系统，保证数据能够实时检索应用。同时，交付相应的备份数据成果一式二份（备份介质为DVD数据光盘或数据硬盘）。备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在上做好标签，以便查找和管理。

（7）数据挂接

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的案号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的案号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。保证数据挂接正确性100%，确保加工扫描成果在目前所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

（8）总体检查

核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的，应要求进行修改或补录。检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致；检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求；检查实体档案与数据成果是否符合省档案馆进馆要求。

二、安全保密要求

严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关保密法律法规，遵守《保密协议》和单位相关的保密规定（另行签订）。档案整理及数字化扫描工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，未经批准，不得复印档案。